¿Cómo planificar los bienes de una obra civil?

Materiales - Proveedores - Workflow - Informes

Toda obra civil precisa de la gestión de su adquisiciones, operación que corresponde al área de compras y que comprende de las siguientes actividades:
- Planificación 
- Solicitud
- Compras
- Ingreso de Material
- Solicitud de Pagos
En este espacio desarrollaremos la primera parte y enfocada únicamente a los Bienes. En otro blog trataremos los Servicios y las otras etapas.

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Primero lo primero...
Antes de comenzar debemos visualizar la Planificación de Bienes como un documento, un objeto, sea físico o virtual, que contiene una información de cabecera y el detalle de los materiales. Así, lo esbozamos de la siguiente forma:
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Cabecera:
Comprende la información principal o referencial de la planificación. Los siguientes datos son importantes de definir por cada registro:
  • Título: Corresponde el nombre de la Planificación, es decir, la portada del documento. Ejemplo: ADQUISICION DE CABLES ELECTRICOS. En cierto sentido, el registro de "ADQUISICION" puede resultar redundante, por lo que se recomienda en su lugar especificar el tipo de producto o, en todo caso, el tipo de proyecto al que pertenece. El objetivo es tener un título que se diferencie de cualquier otra planificación. 
  • Tipo de adquisición: Como se deduce del inicio del blog, trataremos una adquisición de "Bienes". Por lo que el lector puede elegir entre ésta u otras opciones como "Servicios" o "Contratos". 
  • Código: Algunas empresas manejan un código diferente por Tipo de Adquisición (Ejemplo: PB - Bienes / PS - Servicio / PC - Contratos). Sin embargo, lo importante es resaltar que debe haber un código único y correlativo por cada planificación.
  • Código de Proyecto: Evidentemente, la planificación parte de un proyecto determinado, por ello es importante tener un vínculo con el mismo. Esto permite obtener reportes a futuro de lo planificado por proyecto.
  • Usuario Responsable: El empleado que realiza la creación de la planificación. No necesariamente quien lo aprobará posteriormente.
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  • Proveedor: Recordar que es posible tener diferentes proveedores en la planificación (esto se verá en el detalle). Así, el proveedor de la cabecera será netamente referencial.
  • Status proveedor: Viene a ser la situación del proveedor para con la planificación. Esta puede ser un proveedor ya "Cotizado", un proveedor solo "Seleccionado", o un proveedor "Referencial". 
  • Moneda: Tipo de divisa (Ejemplo: PEN, USD, EUR).
  • Tasa de cambio: Corresponde el tipo de cambio de la moneda extranjera a la moneda local de la empresa (En este caso, PEN).
  • Criticidad: Determina cuán crítico o importante es la planificación, de esta forma se puede atender más pronto las que sean "Críticas" frente a las "Normales" o "No Críticas" 
  • Componente: Corresponde el tipo de materiales que se adquieren. Pueden ser Eléctricos, Tecnológicos, Civiles, Mobiliarios, Indumentarios, Unid. Móviles, entre otros. 
  • Monto total de los Bienes: El total computable del detalle a continuación. 
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Detalle:
  • ID: Corresponde el número de Detalle. En este caso es la línea #1.
  • Producto: Es el nombre del producto seleccionado. La selección del bien, el cual tiene un código interno encerrado en "[ ]".
  • Proveedor Cabecera: Se interpreta como el aviso de que el mismo proveedor de la Cabecera será el usado para esta línea.
  • Proveedor Planificado: Si es el mismo proveedor de la cabecera, se jala el dato de ahí; si no, se coloca un proveedor diferente
  • Plazo de pago: Indica el número de días al vencimiento de la compra planificado. 
  • Tiempo de entrega proveedor:  Número de días desde la confirmación de la OC hasta la recepción del bien.
  • Detalle Proveedor: Entendiendo que un mismo producto puede ser abastecido por diversos proveedores, este dato permite indicar qué proveedor se elegirá de forma planificada.
  • Código de Producto / Descripción Producto Proveedor: El código y el nombre del producto para un proveedor determinado es diferente al registrado por la empresa misma. Por ello esta información se jala del Detalle Proveedor. Por ejemplo, notar que el Código interno del "cable eléctrico" para la empresa es 33010011, mientras que para el proveedor su código es 1000521
  • Descripción interna: Por default puede ser el mismo nombre del producto, pero da opción a explayar mayor detalle del mismo.
  • Precio Unitaria / Cantidad / Unidad / Subtotal / Pago Proyectado: Corresponde el cálculo final de lo planificado para este producto. El pago proyectado viene a ser el Subtotal + IGV.
  • Fecha Puesta en Obra: Es la fecha en que se planifica que el bien debe llegar a la Obra o el Proyecto. 
  • Tiempo de envío Obra: Es el número de días entre la Puesta en Obra y la Entrega del Proveedor.
  • Fecha de Entrega del Proveedor: Fecha Puesta en Obra - Tiempo de envío Obra
  • Lead Time OC: Es el tiempo en días que demora la Solicitud de Presupuesto (SOLPED) en volverse una Orden de Compra (OC).
  • Fecha SolPed: Fecha Entrega Proveedor - Tiempo Entrega Proveedor - Lead Time OC
  • Fecha emisión OC: Fecha Entrega Proveedor - Tiempo Entrega Proveedor
  • Fecha de pago: Fecha Entrega Proveedor + Plazo de pago
  • Cotización / Link Coti: Corresponde los datos (código y link del documento en algún repositorio web, por ejemplo, Google Drive) de la cotización de este bien.
  • Tipo de Costo: Es el tipo de costo del Producto.
  • EDT / Partida: Es la tarea y la partida presupuestaria (apu) que corresponde a esta línea de gasto planificado. Estos datos provienen del Proyecto seleccionado. 
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¡Ya tenemos nuestros materiales planificados!
Es importante tomar en cuenta cuáles datos son críticos para la empresa al momento de realizar una planificación. Después de eso, qué datos la empresa desea que acompañe al usuario cuando realice la Solicitud del Pedido (SolPed). De esta forma la gestión resultará automatizada e integral, pues esta información planificación, posteriormente comprometida, debe ser recibirse al almacén del proyecto u obra. 
En XTQ Group te hemos presentado un paso importante en la gestión de obras civiles, si deseas saber más sobre cómo realizar el seguimiento informático de esta actividad así como los siguientes pasos (SolPed, OC, Ingresos de Materiales),  no dudes en contactarte con nosotros. Atenderemos cualquier duda al respecto.

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